Dématérialisation des factures des fournisseurs des services de l'Etat

Un arrêté publié au Journal Officiel précise les règles applicables aux factures dématérialisées adressées aux administrations d'Etat.

Conformément à la loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008 (art.25), l'Etat français s'est mis en capacité d'accepter les factures de ses fournisseurs transmises par voie électronique. Cette nouvelle faculté offerte aux entreprises s'inscrit dans un triple objectif de développement durable, de développement de l'économie numérique et de modernisation de l'administration.

Afin de développer la dématérialisation dite « de bout en bout », l'administration a fait le choix de favoriser la dématérialisation fiscale de factures, sous la forme d'échanges de données structurées, selon les modalités définies par l'article 289 bis du code général des impôts.
Cela signifie d'une part que les factures doivent être transmises dans un format de données prédéfini, d'autre part que les factures électroniques ont une valeur légale permettant de s'affranchir totalement d'un original papier.

L'Etat a choisi également de proposer à ses fournisseurs un portail de saisie de factures.

Au final, quatre possibilités s'offrent aux fournisseurs souhaitant passer à la facturation électronique : 

● la saisie en ligne de factures sur le portail ;

● le dépôt unitaire de factures sur le portail dans l'un des 2 formats acceptés par l'Etat ;

● L'échange EDI (échanges de données informatisé), c'est à dire la transmission des factures directement du fournisseur à l'Etat, dans l'un des deux formats internationaux acceptés par l'administration : UBL Invoice ou CII UNCEFACT ;

● l'échange EDI , dans un format structuré quelconque, via un opérateur de dématérialisation du marché, dans la mesure où cet opérateur est lui même raccordé au système d'information comptable de l'Etat (Chorus).

Les fournisseurs ayant choisi l'un de ces 4 modes de transmission de leurs factures disposent en outre de la possibilité de visualiser sur le portail l'état d'avancement dans l'application Chorus du traitement de ces factures.

La saisie en ligne
Ce service est gratuit.
Pour pouvoir saisir en ligne vos factures, vous devez préalablement :

1°) Créer un compte sur le portail. Ce compte sera validé sans délai par l'administration, et un couple identifiant-mot de passe vous sera transmis par messagerie. Vous devrez ensuite activer votre compte et changer de mot de passe.

2°) Souscrire en ligne un mandat de facturation donnant mandat à l'Etat pour qu'il produise en votre nom les originaux électroniques de vos factures, et qu'il les archive de manière sécurisée pendant 10 ans (durée réglementaire)

Le dépôt de factures
Ce service est gratuit.
Pour pouvoir déposer en ligne vos factures, vous devez préalablement :

1°) Produire vous même vos factures dans l'un des 2 formats internationaux standards requis par l'administration (formats XML UBL INVOICE ou CII-UNCEFACT)

2°) Créer un compte sur le portail. Ce compte sera validé sans délai par l'administration, et un couple identifiant-mot de passe vous sera transmis par messagerie. Vous devrez ensuite activer votre compte et changer de mot de passe.

3°) Souscrire en ligne un mandat de facturation donnant mandat à l'Etat pour qu'il produise en votre nom les originaux électroniques de vos factures, et qu'il les archive de manière sécurisée pendant 10 ans (durée réglementaire), et cela même si vous mettez vous-même en oeuvre un dispositif d'archivage à valeur probante.

L'échange EDI via un opérateur de dématérialisation Cette modalité est la plus adaptée, dès lors que vous émettez un nombre de factures conséquent. Vous devez préalablement acquérir un service de dématérialisation auprès d'un opérateur de dématérialisation du marché et lui donner mandat pour produire les originaux électroniques en votre nom. La plupart des opérateurs sont raccordés au système Chorus ou sont en cours de raccordement. C'est votre opérateur de dématérialisation qui prendra en charge la conversion de vos factures dans les formats attendus par l'administration.

L'échange EDI direct entre le fournisseur et l'Etat Cette modalité suppose que vous procédiez vous-même à votre dématérialisation fiscale et soyez en capacité de produire l'un des 2 formats attendus par l'administration. Vous devrez alors vous raccorder techniquement avec la plate forme de réception des factures côté Chorus (plate forme dite « concentrateur Chorus-factures »).Cet échange peut avoir selon deux modalités de sécurisation : l'usage de protocoles chiffrés FTPS, SFTP, HTTPS, PES-IT avec chiffrement TLS, AS/2 avec chiffrement SSL sur une liaison Internet classique ou bien l'utilisation d'un réseau privé virtuel avec l'Etat et l'un des protocoles X400, HTTP, FTP ou PES-IT.

La consultation des factures sur le portail Quel que soit le mode choisi, vous pouvez suivre sur le portail l'avancement du traitement de vos factures par les services comptables de l'Etat. Pour les factures saisies en ligne ou déposées, vous disposez en outre de la possibilité de visualiser vos factures et de les télécharger. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez créer un compte sur le portail. Ce compte sera validé sans délai par l'administration, et un couple identifiant-mot de passe vous sera transmis par messagerie. Vous devrez ensuite activer votre compte et changer de mot de passe. 

- Arrêté du 30 décembre 2011 déterminant les procédures de transmission des factures des fournisseurs de l'Etat sous forme dématérialisée.


- Décret n° 2011-1937 du 22 décembre 2011 relatif aux conditions d'acceptation par l'Etat des factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée.


- Le portail Chorus.


- Le site PEPPOL